Karta klienta salonu kosmetycznego w programie czy na papierze i co musi zawierać

Karta ma trzy zadania i tylko jedno z nich jest papierologią. Po pierwsze chroni klientkę: zapisane przeciwwskazanie, alergia na składnik kleju albo przyjmowany lek nie zginie między wizytami. Po drugie chroni Ciebie: jeśli klientka po zabiegu zgłosi reakcję skóry albo niezadowolenie z koloru, karta pokazuje, o co pytałaś, co odpowiedziała, jakiego preparatu użyłaś i jakie zalecenia dostała. Przy roszczeniu to Twój najważniejszy dowód.

Po trzecie, i o tym pisze się najrzadziej, karta zarabia. Stylistka rzęs, która ma zapisany skręt, długość i grubość z ostatniej wizyty, robi uzupełnienie szybciej i bez zgadywania. Linergistka, która widzi numer pigmentu sprzed roku, proponuje odświeżenie w tym samym odcieniu. A salon, który wie, kiedy klientka była ostatnio, może się do niej odezwać, zanim pójdzie do konkurencji.

Nie ma jednego urzędowego wzoru. Kosmetyczka, stylistka rzęs czy linergistka prowadząca zwykłą działalność nie jest podmiotem leczniczym, więc nie prowadzi dokumentacji medycznej w rozumieniu ustawy o prawach pacjenta. Zawartość karty wynika z tego, co musisz wiedzieć przed zabiegiem, i z tego, co chcesz móc udowodnić po nim.

Wywiad aktualizuj przy każdej wizycie jednym pytaniem: czy coś się zmieniło od ostatniego razu. Klientka, która rok temu nie była w ciąży i nie brała leków, dziś może już mieć inną odpowiedź.

Informacje o zdrowiu, czyli ciąża, choroby, leki i alergie, to w RODO szczególna kategoria danych (art. 9). Możesz je przetwarzać na podstawie wyraźnej zgody klientki, zebranej osobno od samej zgody na zabieg i z informacją, po co je zbierasz. Klientka ma prawo zgodę wycofać, a wtedy nie możesz dalej używać tych danych do nowych zabiegów.

Przy pierwszej wizycie klientka powinna też dostać klauzulę informacyjną: kto jest administratorem danych, w jakim celu je przetwarzasz, jak długo je trzymasz i jakie ma prawa. Wystarczy jedna strona do przeczytania przy recepcji albo link w potwierdzeniu rezerwacji.

Najwięcej salonów potyka się na przechowywaniu. Przepisy nie podają liczby lat dla kart kosmetycznych, więc salony zwykle przyjmują okres, w którym klientka może zgłosić roszczenie. Przy szkodzie na osobie jest to co do zasady trzy lata od dnia, w którym klientka dowiedziała się o szkodzie, ale nie dłużej niż dziesięć lat od zabiegu. Wpisz ten okres do klauzuli i trzymaj się go. Kartę klientki, która nie przychodzi od lat i nie ma z Tobą sporu, po upływie tego czasu zniszcz w niszczarce albo usuń z programu.

• Zgoda na dane o zdrowiu osobno od zgody na zabieg.
• Zgoda na zdjęcia do portfolio osobno, bo publikacja wizerunku to jeszcze inna sprawa.
• Zgoda na SMS-y i e-maile z ofertami osobno, zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej.
• Papierowe karty w zamykanej szafce, poza zasięgiem klientek przy recepcji.
• Program z osobnym loginem dla każdej osoby w zespole, nie jedno wspólne hasło.

Papier ma jedną zaletę: nic nie kosztuje na start. Wady wychodzą przy skali. Szukanie karty sprzed roku w segregatorze, karta zalana kawą, karta zabrana przez pracownicę, która odeszła, nieczytelny numer pigmentu. A przede wszystkim papier nie przypomni Ci, że klientka powinna wrócić na uzupełnienie dwa tygodnie temu.

Jeśli przenosisz się z papieru na program, nie musisz przepisywać całego archiwum. Wpisz do programu klientki, które wracają, a stare karty trzymaj zamknięte do końca przyjętego okresu przechowywania. Przy kilku segregatorach z kilku lat pracy warto rozważyć archiwizację dokumentów firmowych w uporządkowanym systemie zamiast szafy na zapleczu.

Kartę klientki z historią wizyt ma każdy kalendarz rezerwacji, który salony biorą pod uwagę. Różnią się ceną, liczbą osób w abonamencie i tym, czy poza obsługą stałych klientek przyprowadzają nowe. Najtańsze plany zaczynają się od około 20 do 30 zł netto miesięcznie dla jednej osoby (Bookero Basic za 19,90 zł bez SMS-ów, Fresha od 29 zł), Saloner kosztuje 110 zł netto z 15 zł za każdą kolejną osobę, a Booksy Biz 145 zł netto z dopłatą 35 zł za kolejne osoby. Pełne zestawienie dziewięciu programów z rachunkiem dla salonu jedno, trzy i pięcioosobowego znajdziesz na stronie program do salonu kosmetycznego z cenami.

Przy wyborze sprawdź pięć rzeczy, zanim zapłacisz za pierwszy miesiąc:

• czy do karty dołączysz zdjęcia przed i po, a nie tylko notatkę tekstową;
• czy każda osoba w zespole ma osobny login;
• czy program przypomni o klientce, która nie wróciła po określonym czasie;
• czy wyeksportujesz bazę klientek, gdy zechcesz zmienić program;
• czy przypomnienia SMS są w cenie, czy płacisz za każdą wiadomość.

Najdroższa klientka to ta, która przyszła raz i nie wróciła. Karta w programie pomaga tylko wtedy, gdy coś z nią robisz: przy płatności rezerwujesz kolejny termin, dzień przed wizytą idzie przypomnienie, a do klientki, która nie była od sześciu tygodni, wysyłasz wiadomość. Jak ustawić same przypomnienia i ile kosztują SMS-y w różnych programach, opisujemy we wpisie przypomnienie o wizycie SMS, a o tym, jak nagradzać stałe klientki, w tekście o programie lojalnościowym w salonie kosmetycznym.

Druga połowa rachunku to nowe klientki. Karta, nawet najlepiej prowadzona, nie zapełni pustego terminu osobą, która jeszcze o Tobie nie słyszała.

Plan Pro na Wizażystki.pl łączy obie rzeczy: CRM klientek z notatkami i przypomnieniem o powrocie, rezerwacje z kalendarzem, przypomnienia o wizycie i zaliczki, a do tego profil z portfolio na stronie Twojego zabiegu w Twoim mieście, gdzie klientka porównuje specjalistki przed pierwszą wizytą. Kosztuje 79 zł brutto miesięcznie albo 468 zł za rok, bez prowizji od wizyt. Salon z zespołem do pięciu stanowisk wybiera plan Studio ze wspólnym CRM dla wszystkich osób.

Dane kontaktowe i datę urodzenia, wywiad o przeciwwskazaniach i lekach, alergie z datą próby uczuleniowej, osobne zgody na zabieg, na dane o zdrowiu, na zdjęcia i na marketing, przebieg każdego zabiegu z preparatem i numerem partii, zdjęcia przed i po oraz podpisane zalecenia pozabiegowe. Do tego termin kolejnej wizyty.

Żaden przepis nie nakazuje kosmetyczce prowadzenia karty w określonej formie, bo zwykły salon nie jest podmiotem leczniczym. W praktyce bez wywiadu nie wiesz, czy zabieg jest bezpieczny, a bez zapisu nie udowodnisz, o co pytałaś, gdy klientka zgłosi reakcję skóry. Dlatego karta jest standardem przy każdym zabiegu z igłą, klejem albo farbą.

Przepisy nie podają konkretnej liczby lat. Salony zwykle przyjmują okres, w którym klientka może dochodzić roszczeń: przy szkodzie na osobie trzy lata od dowiedzenia się o szkodzie, ale nie dłużej niż dziesięć lat od zabiegu. Wpisz wybrany okres do klauzuli informacyjnej, a po jego upływie zniszcz kartę albo usuń ją z programu.

Tak, jeśli karta zawiera informacje o zdrowiu, a przy zabiegach kosmetycznych prawie zawsze zawiera. Dane o ciąży, chorobach, lekach i alergiach to szczególna kategoria danych, dla której podstawą jest wyraźna zgoda klientki. Zbierz ją osobno od zgody na zabieg i daj klientce klauzulę informacyjną.

Przy kilkunastu stałych klientkach papier wystarcza. Przy kilkudziesięciu, w zespole i przy zabiegach cyklicznych, takich jak rzęsy czy dopigmentowanie, program wygrywa: historię znajdziesz w kilka sekund, zdjęcia są przy wizycie, każda osoba ma osobny login, a program przypomni o klientce, która nie wróciła.

Od około 20 do 30 zł netto miesięcznie za jedną osobę w najtańszych kalendarzach do ponad 145 zł netto w Booksy Biz, z dopłatami za kolejne osoby. Plan Pro na Wizażystki.pl kosztuje 79 zł brutto miesięcznie i poza CRM klientek daje profil na stronie zabiegu i miasta, który przyprowadza nowe klientki.

Karta klientki i nowe klientki w jednym planie

Plan Pro to CRM klientek z notatkami, kalendarz rezerwacji, przypomnienia i profil na stronie Twojego zabiegu i miasta, za 79 zł brutto miesięcznie, bez prowizji od wizyty.