Zadatek w salonie kosmetycznym: ile brać i jak go egzekwować

Ile powinien wynosić zadatek w salonie kosmetycznym

Nie ma przepisu, który wyznaczałby wysokość zadatku. Kodeks cywilny mówi, co się z nim dzieje, a nie ile ma wynosić, więc kwotę ustalają strony. W publikowanych regulaminach polskich gabinetów powtarzają się trzy poziomy: 15, 25 i 30 procent ceny zabiegu, a przy tańszych usługach stała kwota od 50 do 100 zł niezależnie od cennika.

Wybór między procentem a kwotą stałą ma praktyczne konsekwencje. Procent rośnie razem z ceną, więc przy makijażu ślubnym z próbnym za 700 zł zadatek na poziomie 30 procent to 210 zł i taka kwota realnie pokrywa stratę z przepadniętego terminu. Kwota stała jest za to prostsza do zakomunikowania i nie wymaga liczenia przy każdej rezerwacji, ale przy drogim zabiegu przestaje cokolwiek zabezpieczać.

Zadatek a zaliczka: dlaczego to nie jest to samo słowo

Zadatek reguluje art. 394 kodeksu cywilnego. Jeśli umowa nie dochodzi do skutku z winy klientki, druga strona może bez wyznaczania dodatkowego terminu odstąpić od umowy i otrzymany zadatek zachować. Gdy usługa zostaje wykonana, zadatek zalicza się na poczet ceny. Gdy to gabinet odwołuje wizytę, zadatek wraca do klientki.

Zaliczka nie ma własnej definicji w kodeksie. Jest po prostu częścią zapłaty wpłaconą z góry i przy odwołanej wizycie co do zasady podlega zwrotowi, bo nie ma przepisu, który pozwalałby ją zatrzymać. Dlatego gabinet, który w regulaminie napisał zaliczka, a chciał zadatku, przy pierwszym sporze zostaje bez podstawy do zatrzymania pieniędzy.

Wniosek jest prozaiczny i dotyczy jednego słowa w regulaminie oraz w tytule przelewu. Jeśli pieniądze mają przepadać przy nieobecności, wszędzie musi stać słowo zadatek: w regulaminie, w wiadomości potwierdzającej i w opisie przelewu. Klientka musi mieć możliwość zapoznania się z tym zapisem przed wpłatą, bo zasada wynika z umowy, a nie z Twojego cennika.

Co się dzieje, gdy klientka nie przyjdzie na wizytę

Przy poprawnie ustalonym zadatku odpowiedź jest krótka: zadatek zostaje u Ciebie i nie musisz nikogo wzywać do zapłaty ani wyznaczać dodatkowego terminu. W regulaminach gabinetów najczęściej stoi granica 24 lub 48 godzin przed wizytą: odwołanie wcześniejsze oznacza przeniesienie terminu i zachowanie zadatku na nowy termin, odwołanie późniejsze albo brak kontaktu oznacza przepadek.

Ta granica jest ważniejsza niż sama kwota. Zadatek nie jest karą, tylko rekompensatą za zarezerwowany czas, którego nie dało się już sprzedać. Czterdzieści osiem godzin to realny margines, w którym da się jeszcze wpisać kogoś z listy rezerwowej. Dwie godziny to nie jest margines, tylko strata, i dlatego warto mieć obie sytuacje rozpisane osobno.

Przy przenoszeniu terminu warto z góry ustalić, ile razy można to zrobić. Bez tego zapisu zadatek przestaje działać, bo klientka przesuwa wizytę czwarty raz i nadal nie traci pieniędzy, a Ty czwarty raz blokujesz godzinę w grafiku. Jedno przełożenie w ramach wpłaconego zadatku jest rozwiązaniem, które spotyka się najczęściej i nie wywołuje sporów.

Gdzie przebiega granica, której nie warto przekraczać

Klientka gabinetu jest konsumentem, więc zapisy regulaminu podlegają ocenie pod kątem klauzul niedozwolonych. To nie jest teoria: w decyzji o sygnaturze RGD-61-414/MLM Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów uznał pobieranie bezzwrotnej przedpłaty w wysokości 100 procent wartości usługi za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów. Dobre intencje przedsiębiorcy nie mają tu znaczenia, liczy się treść zapisu.

Praktyczna granica, która nie budzi zastrzeżeń, to zadatek w okolicach 30 procent ceny, jasno nazwany, z podaną zasadą odwołania i z symetrią po obu stronach. Symetria oznacza, że gdy to Ty odwołujesz wizytę, zadatek wraca w całości. Regulamin, w którym klientka traci zawsze, a gabinet nigdy, jest właśnie tym rodzajem zapisu, który przy skardze nie obroni się przed urzędem.

Osobna sprawa to sytuacje losowe. Zapis, który pozwala Ci przenieść termin bez utraty zadatku przy zdarzeniu udokumentowanym, na przykład zwolnieniu lekarskim, kosztuje niewiele, a usuwa większość awantur przy ladzie. Klientka, która czuje, że regulamin jest uczciwy, wpłaca zadatek bez dyskusji, i to jest cała różnica między zabezpieczeniem a barierą wejścia.

Jak pobrać zadatek, żeby nie stracić rezerwacji

Najczęstszy błąd to pobieranie zadatku sposobem, który wymaga od klientki wysiłku. Prośba o przelew na numer konta podyktowany przez telefon kończy się tym, że połowa osób nigdy go nie wykonuje, a Ty nie wiesz, czy termin jest zajęty. Im mniej kroków dzieli decyzję od wpłaty, tym większy odsetek rezerwacji się domyka.

Trzy rozwiązania, które działają: link do płatności BLIK wysłany od razu w wiadomości potwierdzającej, przedpłata wbudowana w system rezerwacyjny, w którym klientka i tak wybiera termin, albo kod BLIK podany na miejscu przy zapisie na kolejną wizytę. Systemy rezerwacyjne pobierają za płatność online prowizję, u Freshy 1,29 procent plus 49 groszy od transakcji, co przy zadatku 100 zł oznacza 1,78 zł. To jest koszt, który zwraca się przy pierwszej zatrzymanej rezerwacji.

Ustal też termin wpłaty i trzymaj się go. Zapis w rodzaju rezerwacja jest ważna przez 24 godziny od wysłania linku porządkuje grafik lepiej niż jakikolwiek regulamin, bo zwalnia termin, zanim zdąży przepaść. Bez niego trzymasz godzinę dla kogoś, kto już wybrał inny gabinet.

Regulamin zadatków musi być dostępny tam, gdzie klientka rezerwuje: w opisie profilu, w wiadomości potwierdzającej termin i najlepiej pod stałym adresem na własnej stronie gabinetu, do którego możesz odesłać jednym linkiem. Zapis, o którym klientka dowiaduje się dopiero po nieobecności, nie jest zapisem, tylko pretekstem do sporu.

Co wpisać do regulaminu zadatków

Regulamin zadatków mieści się na jednej stronie i nie wymaga prawnika, jeśli zawiera sześć rzeczy: słowo zadatek zamiast zaliczka, wysokość podaną procentowo albo kwotowo, termin wpłaty liczony od rezerwacji, granicę odwołania wyrażoną w godzinach, zasadę przy odwołaniu przez gabinet oraz liczbę dozwolonych przełożeń terminu. Wszystko inne jest dopiskiem.

Ostatnia rzecz, którą warto dodać, to zdanie o tym, co się dzieje przy spóźnieniu. Klientka, która przychodzi 25 minut później na zabieg trwający godzinę, w praktyce wymusza skrócenie usługi albo obsunięcie całego dnia. Zapis, że przy spóźnieniu powyżej ustalonego progu zabieg zostaje skrócony bez zmiany ceny albo przeniesiony z zachowaniem zadatku, rozwiązuje ten problem raz, zamiast negocjować go przy każdej wizycie.

Zadatek chroni termin, ale go nie zapełni

Warto trzymać proporcje. Zadatek rozwiązuje jeden konkretny problem: ktoś rezerwuje termin i nie przychodzi, a Ty zostajesz z pustą godziną, której już nie sprzedasz. Dobrze napisany regulamin zamienia tę stratę w kwotę na koncie i to jest cała jego rola. Nie przyprowadzi ani jednej nowej klientki i nie wypełni terminu, który od początku był pusty.

Jeśli w grafiku zostaje kilka wolnych godzin tygodniowo, problemem nie są nieobecności, tylko liczba osób, które w ogóle wiedzą, że wykonujesz ten zabieg w tym mieście. To są dwie różne dziury w rachunku i domykanie ich jednym narzędziem kończy się tym, że regulamin robi się coraz surowszy, a kalendarz dalej świeci pustkami.

Drugą dziurę zamyka się widocznością w wyszukiwarce, a nie systemem rezerwacyjnym. Profil wizażystki na stronie jednego zabiegu w wybranym mieście, na przykład makijaż ślubny albo brwi permanentne, kosztuje u nas 79 zł brutto miesięcznie, w planie rocznym 59 zł. Rozliczamy się stałą kwotą, bez procentu od wizyty, więc zadatek zostaje w całości u Ciebie. Plany są w cenniku profilu wizażystki.

Jeśli dziś pobierasz przedpłaty przez aplikację rezerwacyjną, policz ten kanał osobno. Prowizję od pierwszej wizyty rozpisaliśmy w kalkulatorze prowizji Booksy Boost, koszt samego kalendarza porównaliśmy na stronie Fresha opinie i cennik, a systemy bez prowizji zestawiliśmy w alternatywach dla Booksy.

Pytania i odpowiedzi

Jeśli szukasz kanału, w którym płacisz stałą kwotę zamiast procentu od zlecenia, zobacz cennik profilu wizażystki albo porównaj to z modelem prowizyjnym na stronie Booksy dla firm: cennik i prowizja Boost.